15 gouden regels voor klantenservice: uitzonderlijke klantervaringen leveren met behulp van chatbots | Schildpad vers (2024)

Klantenservice is al lang een integraal onderdeel van elke bedrijfsstrategie. Ongeacht het type of de grootte van het bedrijf, een goede klantenservice kan de reputatie van een merk maken of breken.

Bedrijven die uitstekende klantenservice en ondersteuning bieden, hebben tot vier keer de winstmarges als hun concurrenten, samen met hogere inkomsten en snellere groei.

Als het echter gaat om het bieden van de best mogelijke ervaring aan uw klanten, kunt u niet alleen goed zijn; je moet de best mogelijke optie zijn, anders loop je het risico je concurrentievoordeel volledig te verliezen.

Hier zijn 15 gouden regels voor klantenservice die u zullen helpen uw klanten geweldige service te bieden en ervoor te zorgen dat ze zich gewaardeerd, gewaardeerd en gelukkig voelen. We zullen ook enkele tips delen over hoe het gebruik van een chatbot de verwachtingen van uw klanten zal overtreffen.

Ontdek exclusieve gouden regels voor klantenservice

1. Elke interactie is belangrijk

Iedereen in uw bedrijf is een vertegenwoordiger en ambassadeur van uw merk, dus ze moeten dienovereenkomstig handelen. Dat betekent dat elke medewerker in gedachten moet houden hoe zijn gedrag, houding en toon van invloed kunnen zijn op hoe klanten hem en uw bedrijf waarnemen.

Ze moeten zich er terdege van bewust zijn dat hun acties rechtstreeks van invloed zijn op de klanttevredenheid; zelfs een enkele interactie kan een rimpeleffect hebben op de reputatie van uw bedrijf.

De ene dag kan het goed zijn, de volgende dag slecht. Bovendien hangt het allemaal af van met wie je te maken hebt en wat je doet. Het gaat erom uw impact te beseffen en deze op de juiste manier te beheren, want er zullen altijd gevolgen zijn voor alles wat u doet, goed of slecht.

2. Bouw sterke relaties op

Een van de belangrijkste regels van klantenservice is het opbouwen van sterke relaties met uw klanten. Dit betekent er alles aan doen om ervoor te zorgen dat ze blij en tevreden zijn met uw product of dienst.

Het houdt in dat je de tijd neemt om te begrijpen wat ze nodig hebben en willen, en dat je daarop reageert om ervoor te zorgen dat ze zich gewaardeerd voelen. Door vertrouwen en verstandhouding op te bouwen, creëert u klanten voor het leven die eerder geneigd zijn terug te keren en anderen door te verwijzen.

3. Luister goed en handel snel

Om de beste klantenservice te bieden, moet je goed kunnen luisteren en snel kunnen handelen. Dit betekent luisteren naar wat de klant zegt, zijn behoeften begrijpen en tijdig reageren.

Het betekent ook proactief zijn en mogelijke problemen aanpakken voordat ze te groot worden. Door problemen snel op te lossen, voorkomt u dat ze grotere problemen worden en uw reputatie schaden.

4. Waardeer uw klanten en toon respect

Een belangrijke regel van klantenservice is om uw klanten altijd te waarderen en respect te tonen. Wanneer klanten zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen, is de kans groter dat ze terugkomen, uw bedrijf aanbevelen aan anderen en trouw blijven, zelfs in moeilijke tijden.

Er zijn verschillende manieren om waardering en respect voor uw klanten te tonen, maar enkele van de meest effectieve methoden zijn oprechte interesse in hen tonen, de tijd nemen om naar hun zorgen en suggesties te luisteren en ze tijdig en op een professionele manier aanpakken.

Je kunt ook je waardering tonen door ze kortingen, exclusieve deals of andere voordelen aan te bieden waardoor ze zich speciaal voelen. Wat u ook van plan bent te doen, zorg ervoor dat het afkomstig is van een plek met oprechte zorg en bezorgdheid, want klanten kunnen onoprechte gebaren snel doorzien.

5. Maak geen ruzie met klanten

De volgende belangrijke regel van klantenservice is om nooit ruzie te maken met klanten. Wanneer klanten het gevoel hebben dat ze worden aangevallen of gekleineerd, kan dit hun ervaring snel verpesten en ervoor zorgen dat ze in de toekomst minder snel terugkomen.

Als een klant niet tevreden is met uw product of dienst, kunt u het beste naar zijn zorgen luisteren en een oplossing vinden die beide partijen tevreden stelt. Als er toch ruzie uitbreekt, blijf dan kalm en professioneel en vermijd defensief te worden of je stem te verheffen.

Het is ook belangrijk om te voorkomen dat u beloftes doet die u niet kunt nakomen, omdat dit uw relatie met de klant alleen maar verder zal schaden. Als je het probleem niet meteen kunt oplossen, laat de klant dan weten dat je eraan werkt en neem zo snel mogelijk contact met hem op.

Lees ook:Laatste Chatbot-trends om uw gebruikerservaring naar een geheel nieuw niveau te tillen

6. Leer hoe u zich goed kunt verontschuldigen

Een gouden regel van klantenservice is om te leren hoe je je goed kunt verontschuldigen. Als klanten het gevoel hebben dat je ze onrecht hebt aangedaan, kan een verontschuldiging een grote bijdrage leveren aan het herstel van de schade.

Een verontschuldiging die onoprecht is of niet tegemoetkomt aan de zorgen van de klant, maakt de zaken echter alleen maar erger. Om effectief je excuses aan te bieden, moet je oprecht zijn, verantwoordelijkheid nemen voor je daden en aanbieden om dingen recht te zetten.

Het is ook belangrijk om uitdrukkingen als "Het spijt me voor het ongemak" of "We werken eraan" te vermijden, omdat deze onoprecht of afwijzend kunnen overkomen. Richt u in plaats daarvan op het aanpakken van de specifieke zorgen van de klant en laat hem weten wat u doet om het probleem op te lossen.

7. Bedien de klant vóór iets anders

De volgende belangrijke regel van klantenservice is om de klant altijd op de eerste plaats te zetten. Dit betekent ervoor zorgen dat er altijd rekening wordt gehouden met hun behoeften en dat ze altijd de hoogste prioriteit krijgen.

Dit kan moeilijk zijn als u het druk heeft of in moeilijke omstandigheden verkeert, maar het is altijd essentieel om te onthouden dat de klant het belangrijkste onderdeel van uw bedrijf is.

Als je ze het gevoel geeft dat ze een bijzaak zijn, zullen ze snel ergens anders heen gaan.

Er zijn veel manieren om de klant centraal te stellen, maar enkele van de meesteffectieve methoden zijn onder meer reageren op hun vragen, hen gepersonaliseerde service bieden en alles in het werk stellen om aan hun behoeften te voldoen.

8. Klanten consequent ondersteunen

Als het gaat om klantenservice, is consistentie de sleutel. Dit betekent elke keer dezelfde hoogwaardige service bieden, wat er ook gebeurt.

Het kan moeilijk zijn om dit niveau van consistentie te behouden wanneer u te maken heeft met uitdagende klanten of situaties, maar het is essentieel om te onthouden dat uw klanten altijd kijken.

Als ze zien dat je niet consistent bent, zullen ze snel het vertrouwen verliezen in je vermogen om hen de service te bieden die ze nodig hebben en verdienen.

Er zijn veel manieren om consistentie in uw klantenservice te behouden, maar enkele van de meest effectieve methoden zijn het opstellen van duidelijke richtlijnen voor uw team, het opstellen van standaardwerkprocedures en het regelmatig monitoren van de prestaties van uw team.

9. Communiceer duidelijk en concentreer u op het oplossen van problemen

Als je met klanten werkt, is het belangrijk om duidelijk te communiceren. Je moet je ook concentreren op het oplossen van eventuele problemen van de klant. Dit kan moeilijk zijn als u onder druk staat of als de klant boos is, maar het is essentieel om te onthouden dat communicatie de sleutel is tot het oplossen van elk probleem.

Als u zich in een situatie bevindt waarin u moeite heeft om effectief te communiceren, probeer u dan te concentreren op langzaam en duidelijk spreken. Het is ook belangrijk om geen jargon of technische termen te gebruiken die de klant misschien niet begrijpt.

Richt u in plaats daarvan op het uitleggen van dingen op een manier die de klant gemakkelijk kan begrijpen.

Het is ook belangrijk om te onthouden dat klantenservice meer is dan alleen het oplossen van problemen. Het gaat ook om het opbouwen van relaties en vertrouwen. En om dit te doen, moet je je richten op het creëren van een positieve ervaring voor de klant van begin tot eind.

10. Waardeer en empower uw medewerkers van de klantenservice

Als u uw klanten de beste service wilt geven, is het relatief belangrijk om uw medewerkers in hun kracht te zetten. Dit betekent dat ze de tools en middelen krijgen die ze nodig hebben om hun werk effectief te doen. Het betekent ook dat ze training en ondersteuning krijgen, zodat ze elke mogelijke situatie aankunnen.

Empowerment van uw medewerkers betekent ook dat u hen vertrouwt om beslissingen te nemen in het beste belang van de klant. Dit kan moeilijk zijn om te doen, maar het is essentieel om te onthouden dat uw werknemers de frontlinie van uw bedrijf zijn.

Zij zijn de belangrijkste personen die dagelijks met klanten te maken hebben, dus het is belangrijk om hen de vrijheid te geven om beslissingen te nemen die de klant ten goede komen.

Ten slotte is het belangrijk om te onthouden dat uw werknemers het gezicht van uw bedrijf zijn. Zij zijn degenen die jou vertegenwoordigen in de wereld, dus het is belangrijk om hen met respect te behandelen en hun bijdragen te waarderen.

11. Zet jezelf in de schoenen van de klant

Bij het leveren van klantenservice is het belangrijk om jezelf in de klant te verplaatsen. Dit betekent proberen de dingen vanuit hun perspectief te zien en te begrijpen hoe ze zich zouden kunnen voelen. Het betekent ook empathisch en sympathiek zijn voor hun behoeften.

Als het je lukt om dit te doen, ben je in een veel betere positie om hen de beste services te bieden.

12. Wees vriendelijk en professioneel

Bij het verlenen van klantenservice is het ook belangrijk om vriendelijk en professioneel te zijn. Dit betekent de klant met een glimlach begroeten en bij naam aanspreken. Het betekent ook beleefd en respectvol zijn en de klant behandelen zoals je zelf behandeld wilt worden.

Vriendelijk en professioneel zijn betekent ook tijdig reageren op de klant. Als je het probleem niet meteen kunt oplossen, laat de klant dan weten dat je eraan werkt en geef hem een ​​tijdlijn voor wanneer je een oplossing verwacht.

Vergeet niet dat klantenservice tweerichtingsverkeer is. Het is belangrijk om naar de klant te luisteren en zijn behoeften te begrijpen. Alleen dan kun je de best mogelijke oplossing bieden.

13. Wees geduldig en begripvol

Een van de belangrijkste regels voor het leveren van uitzonderlijke klantenservice is om geduldig en begripvol te zijn. Dit betekent dat je de tijd moet nemen om te luisteren naar wat de klant te zeggen heeft en te proberen hun behoeften te begrijpen.

Het betekent ook niet boos of gefrustreerd raken als de klant veeleisend of moeilijk is.

Probeer in plaats daarvan kalm en beleefd te blijven, hoe uitdagend de klant ook is. Dit zal laten zien dat je bereid bent een stap verder te gaan om hen te helpen, wat zeker indruk zal maken.

14. Zorg ervoor dat u uw belofte kunt nakomen

Een van de belangrijkste regels voor het leveren van uitzonderlijke klantenservice is ervoor te zorgen dat u de beloften die u doet ook daadwerkelijk kunt nakomen. Dit betekent al het mogelijke doen om ervoor te zorgen dat u over de middelen beschikt om aan de behoeften van de klant te voldoen.

Het betekent ook openhartig en eerlijk zijn over wat je wel en niet kunt doen. Als je weet dat je niet aan het verzoek van een klant kunt voldoen, kun je dat beter van tevoren zeggen in plaats van een belofte te doen die je niet kunt nakomen.

15. Gebruik een consistente merktoon

Het is belangrijk om een ​​consistente merktoon te gebruiken bij het leveren van klantenservice. Dit betekent dat u dezelfde taal, stijl en aanpak gebruikt die u in uw marketingmateriaal zou gebruiken.

Als uw merk bijvoorbeeld bekend staat als vriendelijk en behulpzaam, zorg er dan voor dat uw vertegenwoordigers van de klantenservice dit weerspiegelen in hun interacties met klanten.

En als je merk formeler en terughoudender is, zorg er dan voor dat dit ook overkomt in je klantenservice.

Inconsequent zijn kan verwarrend zijn voor klanten en kan ze doen twijfelen aan uw geloofwaardigheid. Zorg er dus voor dat u dezelfde merktoon gebruikt op alle kanalen, inclusief sociale media, telefoon, e-mail en persoonlijk.

Integratie van chatbots kan u helpen de beste klantenservice te leveren

De integratie van chatbots kan u helpen de beste klantenservice te bieden door eenvoudige taken en vragen die klanten vaak stellen te automatiseren.

Dit zal u helpen zich te concentreren op complexere klantproblemen en klachten, terwijl de chatbot voor de basiszaken zorgt.

Bovendien bieden chatbots een snelle en gemakkelijke manier voor klanten om in contact te komen met uw bedrijf, wat kan leiden totgrotere klanttevredenheidscijfers.

Hieronder staan ​​enkele van de belangrijke voordelen die u kunt halen uit het integreren van chatbots in uw bedrijf.

1. 24×7 beschikbaarheid

Een van de grootste voordelen van chatbots ten opzichte van menselijke agenten is 24×7 beschikbaarheid. Hoewel het geweldig is om klantenservice te bieden via sociale media, is er altijd een kans dat je klanten buiten werktijd een reactie krijgen van iemand.

Ter vergelijking: chatbots werken de klok rond en bieden hulp op dezelfde dag wanneer dat nodig is. Het is net alsof u altijd een medewerker in uw bedrijf heeft die ondersteuning biedt zonder dat u hoeft te investeren in infrastructuur of salarissen hoeft te betalen.

Dit betekent ook betere ondersteuning tijdens extreem drukke uren tijdens vakanties of speciale gelegenheden, aangezien menselijke agenten dergelijke grote ladingen meestal niet aankunnen.

2. Snellere reacties

De beste klantenservice leveren met chatbots betekent ook snellere reacties. Omdat je een live medewerker van de klantenservice voor klanten kunt krijgen zodra ze beginnen te chatten, hoef je niet langer te wachten tot ze bellen of e-mailen.

Als er geen agent beschikbaar is, kan uw chatbot snel reageren en een optie bieden voor wanneer iemand beschikbaar komt.

Bij de meeste klantenservicebots kunnen gebruikers momenteel hun eigen tijdsbestek selecteren voor wanneer ze een reactie willen ontvangen, waardoor het voelt alsof ze niet in de wacht staan ​​en ze weten dat hun probleem wordt aangepakt.

3. Verbeterde nauwkeurigheid

Een van de grootste voordelen van chatbots is dat je berichten kunt automatiseren en nauwkeuriger kunt maken. Wanneer iemand bijvoorbeeld een bepaald product in uw online winkel koopt, kunt u een chatbot instellen om die klantspecifieke informatie te sturen over het gebruik ervan.

Hetzelfde geldt voor follow-ups na de aankoop, zoals het sturen van links naar nuttige bronnen die klanten mogelijk nodig hebben. Dit geeft bedrijven de mogelijkheid om hun bereik uit te breiden en tegelijkertijd meer waarde te bieden aan klanten (d.w.z. dat ze niet meer worden gespamd door willekeurige merken).

En als er iets misgaat met een van uw producten of diensten, kan een chatbot u snel helpen problemen op te lossen voordat ze uit uw hand lopen.

4. Verbeterde klanttevredenheid

Vóór chatbots betekende goede klantenservice goed opgeleide mensen die iemands probleem konden helpen oplossen of hun vragen konden beantwoorden.

Met kunstmatige intelligentie die in staat is om routinematige problemen op te lossen en op een natuurlijke manier met klanten om te gaan, kunnen bedrijven tegenwoordig klanten beter van dienst zijn terwijl ze minder werknemers nodig hebben.

Een gestroomlijnd en efficiënt bedrijf vertaalt zich in blijere klanten en lagere klantenservicekosten.

5. Verhoogde efficiëntie

Chatbots maken tijd vrij voor werknemers om zich te concentreren op complexere en waardevollere taken. Dit kan een enorm voordeel zijn voor kleine bedrijven die zich in het verleden misschien geen leger klantenservicemedewerkers konden veroorloven.

Maar nu hebben ze toegang tot goedkope automatiseringstools waarmee ze betere service kunnen bieden met minder overhead.

Met een chatbot is het gemakkelijk om een ​​optimaal niveau van ondersteuning te bieden en tegelijkertijd werknemers vrij te maken om nieuwe rollen of verantwoordelijkheden op zich te nemen.

En door bots te integreren metCRM-softwareen live chat kunnen bedrijven ervoor zorgen dat alle problemen worden aangepakt, ongeacht via welk kanaal ze worden aangekaart.

6. Lagere kosten

Het grootste voordeel van chatbots voor klantenservice zijn waarschijnlijk lagere kosten. Naast het gebruik van minder menselijke werknemers, kunnen bedrijven bots gebruiken op plaatsen waar zelfs goedkope arbeidskrachten niet beschikbaar zijn, zoals plattelandsgebieden of ontwikkelingslanden.

Door overhead- en arbeidskosten te verlagen, kunnen bedrijven betere service bieden tegen lagere kosten dan ooit tevoren.

Afsluitende gedachten

Aangezien we in detail hebben besproken hoe je de best mogelijke klantervaring kunt bieden, denk ik dat je nu een sterk punt hebt om je klantenservice te verbeteren.

Ook kunt u denken aan het integreren van chatbots in uw bedrijf. Ze brengen een revolutie teweeg in de klantenservice door routinetaken te automatiseren, medewerkers vrij te maken om zich te concentreren op complexere problemen en betere klanttevredenheid te bieden tegen lagere kosten.

Dus of u nu een kleine onderneming of een grote onderneming bent, chatbots kunnen u helpen betere klantenservice te bieden met minder middelen.

Wat moet je nu nog meer denken? Neem contact op met een chatbot-ontwikkelingsbedrijf van wereldklasse omhuur chatbot-ontwikkelaars inen laat de chatbots voor uw bedrijf ontwikkelen om nieuwe hoogten in uw branche te bereiken.